۷ دلیل برای ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد
فرآیند مدیریت عملکرد، بخش جدایی‌ناپذیر موفقیت هر سازمانی است. این فرآیند، موجب افزایش اشتیاق نسبت به کار شده و تلاش‌های افراد را در راستای رسیدن به هدف نهایی قرار می‌دهد. یک فرآیند مدیریت عملکرد مؤثر، بهره‌وری کارکنان را افزایش داده و تاثیری مثبت روی سودآوری می‌گذارد.
مدیران منابع انسانی تلاش می‌کنند که از حجم زیادی از داده‌های سازمانی، اطلاعاتی با معنی استخراج کنند و در این مسیر، ارزیابی‌های کاغذی سنتی، ناکارآمدی خود را نشان داده‌اند. این، یکی از دلایل اساسی آن است که راهکارهای مدیریت عملکرد، راه درازی را طی کرده‌اند. در گذشته، ارزیابی عملکرد به صورت سالانه انجام می‌شد، ولی اکنون با ظهور تکنیک های چابک‌تر در مدیریت عملکرد، مثل بازخورد 360 درجه، تعامل سازنده به طور منظم انجام می‌گیرد که باعث افزایش بهره وری در فرآیندهای کسب‌وکار شده است.
کارآمدی کسب‌وکارها، وابسته به منابع انسانی مستعد و توانمند است و نگه‌داشت این استعدادها، چالش بزرگی به حساب می‌آید. به اعتقاد ایلین اورلر، بنیانگذار و رئیس Talent Function Group، استعداد عامل تمایز شرکت‌ها است. هر شرکتی می‌تواند اختراع یا محصولی خلق کند، ولی تمایز در کیفیت آن‌هاست؛ کیفیت محصولات، بازتاب دقیق نوع استعدادهایی است که شرکت در اختیار دارد. ارزش بازار مدیریت استعداد در حال حاضر، 5 میلیارد دلار و نرخ رشد آن، حدوداً 17% است. سازمان‌های بسیاری به خریدن نرم‌افزارهای جدید مدیریت استعداد روی آورده‌اند و 67% آن‌ها، قصد خرید نرم افزار مدیریت عملکرد را نیز دارند.
نرم افزار سیمرغ که مبتنی بر منطق مدل 34000 است، ارتباط یک‌پارچه بین فرآیندهای تخصصی منابع انسانی ایجاد می‌کند، در طراحی ماژول مدیریت عملکرد توجه ویژه‌ای به عوامل شناسایی استعدادها و مدیریت استعداد ها دارد.
دلایل اصلی نیاز کسب‌وکار شما به استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد
نرم افزار مدیریت عملکرد، به مدیران در تحلیل، پیگیری و ارزیابی عملکرد تمامی کارکنان کمک می‌کند. از آن‌جا که استفاده از سیستم کاغذی ارزیابی عملکرد، منقضی و غیر کاربردی شده است، تعداد زیادی از سازمان‌ها در حال سرمایه‌گذاری روی نرم افزار مدیریت عملکرد هستند. در این‌جا، 7 دلیل اساسی لزوم استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد برای کسب‌وکار خود را مرور کنید:
1- ارتباط یک‌پارچه
با تکیه بر نرم افزارهای Word و Excel، امکان مشاهده‌ی توسعه و عملکرد کل سازمان را نخواهید داشت. نرم افزارهای مدیریت عملکرد مبتنی بر رایانش ابری هستند و مدیران، واحد منابع انسانی و سایر کارکنان را در جریان اهداف، پیشرفت‌ها و برنامه‌های توسعه قرار می‌دهند. هر تغییری، می‌تواند در لحظه اعمال شود و سریعاً در دسترس همگان قرار گیرد. وجود پایگاه نگهداری اطلاعات، باعث اطمینان کامل از مشاهده‌پذیری و دقت بالای سیستم مدیریت عملکرد می‌شود. این نرم افزار مدیریت عملکرد، پیگیری نیازهای آموزشی را ساده کرده و تعیین می‌کند که آیا اهداف سازمانی محقق شده‌اند یا خیر.
نرم افزار مدیریت عملکرد امکان ارسال داده‌ها روی نرم افزارهای صفحه گسترده (مانند Excel) و بررسی پیشرفت هر یک از کارکنان را فراهم می‌سازد. استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد، رویکردی ایده‌آل در مدیریت فناورانه‌ی منابع انسانی و بهینه کردن فعالیت‌های مرتبط با این حوزه است.
2- سیستم ارزیابی عملکرد چابک‌تر
در همه‌ی سازمان‌ها، سیستم ارزیابی عملکرد یک سیستم به شدت پیچیده است. سیستم‌های ارزیابی باید خود را با سرعت بالای پیشرفت و تکامل سازمان‌ها در جهان امروز، تطابق دهند. در این‌جاست که اهمیت بالای سیستم‌های مدیریت عملکرد مشخص می‌شود. نرم افزار مدیریت عملکرد، انجام ارزیابی عملکرد را در بازه‌های مختلف ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یک ساله ممکن می‌سازد.
این سیستم‌ها، انعطاف‌پذیر هستند و می‌توان در هر بازه‌ی زمانی (و نه فقط سالانه) اهداف تنظیم شده را مورد بازبینی قرار داد. این امر، موجب انگیزش و ایجاد پیوند سازمانی در کارکنان می‌شود. نرم افزار مدیریت عملکرد باعث ایجاد شفافیت در اهداف سازمانی و ارتباطات می‌شود. به علاوه، نرم افزار مدیریت عملکرد برای اقدامات نیازمند پیگیری، هشدار ایمیلی به افراد ارسال می‌کند.
3- بازخورد در لحظه
نسل هزاره (متولدین دهه 1990 به بعد) به دنبال بازخورد سریع هستند و ارائه‌ی بازخورد با جزییات کامل، موجب بهینه‌تر شدن ارتباط با آن‌ها می‌شود. نرم افزار مدیریت عملکرد انتخاب دقیقی برای این موضوع است؛ زیرا ارتباط بلادرنگ و بی‌واسطه، باعث ارتقای عملکرد فردی می‌گردد. چه در فضای کسب‌وکارهای نوپا و استارتاپ‌ها و چه در سازمان‌های بزرگ، بازخورد سریع، در هر دو صورت خود (تقدیر و یا انتقاد سازنده)، اثرگذارتر است. به منظور تسهیل و تسریع در ارائه‌ی بازخورد، می‌توان نرم افزار مدیریت عملکرد را بر روی شبکه‌های اجتماعی متنوعی مدل‌سازی کرد. چنین راهکاری، موجب بهبود همکاری و آسان شدن تعاملات نیز می‌گردد.
4- آسان شدن هدف‌گذاری
کارکنان برای بهبود بهره‌وری و عملکرد خود، نیاز به تصویری واضح از اهداف خود دارند تا مطمئن شوند که به درستی در مسیر موفقیت سازمان فعالیت می‌کنند. نرم افزار مدیریت عملکرد، هدف‌گذاری را به فرآیندی کارآمدتر و تعاملی‌تر تبدیل می‌کند که در آن، کارکنان و مدیران با همراهی یکدیگر، اقدامات خود را هم‌راستا با اهداف شرکت تعریف می‌کنند. همچنین، کارکنان می‌توانند پیشرفت‌های خود را در نرم افزار مدیریت عملکرد ثبت کرده و دستاوردهای خود را دنبال کنند.
5- شناخت دستاوردها و عملکرد کارکنان
دست‌یابی به یک تصویر و بینش کلی از عملکرد کارکنان، از طریق سیستم مدیریت عملکرد به سادگی امکان‌پذیر است. در حقیقت، سیستم مدیریت عملکرد به شما برای تعیین کارآمدترین و اثربخش‌ترین کارکنان کمک می‌کند. این نرم افزار، از طریق جمع‌آوری در لحظه‌ی داده‌ها، عملکرد فرد را ثبت می‌کند. کل سیستم به مدیران کمک می‌کند تا به افرادی که بیشترین دستاوردها را داشته‌اند، پاداش داده و کارکنانی را که برای بهبود عملکرد خود نیازمند آموزش هستند، شناسایی کنند.
قدردانی غیر منتظره، نقش بسزایی در انگیزش کارکنان برای عملکرد بهتر دارد. قدردانی، نیاز ذاتی ما به تحسین را برآورده کرده، پیوند اجتماعی را ارتقا داده و رفتار و فرهنگ صحیح را تقویت و تشویق می‌کند. همین که تلاش‌های یک فرد به رسمیت شناخته شده و پاداش مناسبی دریافت کند، حفظ و متعهد ساختن او کار آسانی خواهد بود. چنین فردی می‌تواند در بلندمدت به مروج و سفیر برند سازمان تبدیل شود.
6- مزایایی برای همه
مزیت اصلی نرم افزار مدیریت عملکرد، این است که برای همه مفید است. شرکت از بالا رفتن سطح بهره‌وری، ماندگاری کارکنان و دست‌یابی سریع‌تر به اهداف سود می‌برد. ارزیابی‌ها اتوماتیک می‌شوند و بنابراین مدیران می‌توانند تمرکز خود را بر تصمیم‌گیری بر اساس نتایج و داده‌های آنی قرار دهند. علاوه بر این، ارزیابی اتوماتیک بی‌طرفانه‌تر از ارزیابی دستی است. بنابراین، نرم افزار مدیریت عملکرد منفعت همه جانبه ایجاد می‌کند.
7- بیشینه کردن راندمان با کاهش زمان و کار
با رشد شرکت‌ها، مدیریت و تطبیق عملکرد تعداد زیاد کارکنان، به امری دشوار تبدیل می‌شود؛ به ویژه اگر به صورت کاغذی انجام گیرد. در این شرایط، نرم افزار مدیریت عملکرد نقش ناجی را ایفا می‌کند. دیگر لازم نیست مدیران فرم‌ها را پر کنند و همچنین جایی برای خطاهای انسانی وجود نخواهد داشت. به علاوه، دسترسی به تمامی اطلاعات در هر لحظه امکان‌پذیر است. هرچند، ممکن است خرید نرم افزار هزینه‌ها را افزایش دهد، ولی در بلندمدت، سازمان‌ها از مزایای آن در افزایش راندمان و استفاده بهینه از زمان، بهره‌مند می‌شوند.
استفاده از تکنولوژی برای مدیریت استعداد
بازار نرم افزارهای منابع انسانی، در شکلی کاملاً جدید احیا شده و گسترش نرم افزار مدیریت عملکرد جلوه‌ای از آن است. کاترین جونز، معاون مرکز تحقیقات تکنولوژی HCM، درمورد تغییر محسوس صنعت منابع انسانی مطالبی را در سایت Deloitte مطرح کرده است.
او توضیح می‌دهد که چرا این تغییرات باید توسط تکنولوژی روز حمایت شوند. سیستم بازخورد در جهان امروز، باید مستمر باشد؛ یعنی کارکنان نسبت به اهداف خود آگاهی کامل پیدا کرده و مدیران نگرشی چند بعدی به عملکرد هر فرد داشته باشند. شایان ذکر است متخصصین این حوزه، در حال ارائه‌ی قابلیت‌های جدیدی هستند که بتواند همه فعالیت‌های منابع انسانی سازمان را پشتیبانی کند.
قابلیت‌های نرم افزار مدیریت عملکرد، به گونه‌ای است که کسب‌وکارها می‌توانند نتایج (و گزارش‌های) دل‌خواه خود را به دست آورند. این سیستم‌ها، باید برای کارکنان فرصت‌هایی را برای بهبود عملکرد، کسب و ارتقای مهارت‌‌های جدید و کسب مهارت «دست و پنجه نرم کردن با چالش‌های جدید» ایجاد کند. علاوه بر کارکنان، شرکت‌ها نیز باید از این سیستم‌ها منتفع شوند. با داشتن مخزنی از کارکنان با استعداد، مواجهه با چالش‌های حرفه‌ای و رشد سازمانی آسان‌تر خواهد بود. با استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد مناسب، می‌توان رویکردی سیستماتیک و بهینه برای هماهنگی و ارزیابی اهداف، بازخورد زمان‌بندی شده و استفاده مناسب از نیروهای مستعد، اتخاذ نمود.
جمع‌بندی
کارکنان، در موفقیت سازمان اهمیتی حیاتی دارند. بنابراین، مدیریت عملکرد باید اولویت تمام سازمان‌ها باشد. مدیریت عملکرد به همه‌ی افراد برای دست‌یابی به اهداف‌شان کمک کرده و تاثیر تلاش‌هایشان در تحقق اهداف سازمانی را به آن‌ها نشان می‌دهد.
با این وجود، از آن‌جا که مدیریت عملکرد شامل ترکیبی از ارزیابی‌های کمی و کیفی است، می‌تواند فرآیندی پیچیده باشد. در این شرایط، تکنولوژی روز با ارائه‌ی نرم افزار مدیریت عملکرد، فرایندهای تکرارشونده را اتوماتیک کرده و فرآیندارزیابی کارکنان را بهینه می‌سازد.
مقالات پربازدید